Das Wichtigste bei einem Projekt ist die Planung. Dazu gehört nicht nur der der Zeitplan. Hinzu kommen hier zum Beispiel die Kapazitäten, Budget, Termine, Mitarbeiter, Abgaben, Kalkulationen, Abstimmungen, Mehraufwand und Urlaubszeiten oder interne Termine, um hier nur einige Punkte aufzuführen.

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Ein Gutes Projektmanagement beginnt bereits vor dem Projekt

Die Arbeit einer Projektmanagers beginnt nicht erst mit der Umsetzung des beauftragten Projekts. Das beginnt bereits bei der Anfrage des Interessenten.

Bereits beim Eingang der Anfrage sollte man sich in seine Lage versetzen und dann beim Angebot bereits auf seine Wünsche angehen und ihn als zukünftigen Kunden direkt abholen.

Projektmanagement Tipp 1 Erstellung eines guten Projektplanes

Wenn aufgrund der Angebotsabgabe der Kunde dem Projekt zugestimmt hat, beginnt dann die Arbeit am Projekt.

Direkt nach der Auftragserteilung muss als erster Schritt das Projekt terminiert werden. Hierzu muss von dem Projektmanager ein Projektplan erstellt werden. Dabei müssen hier einige Punkte beachtet werden.

Zunächst sollte auf eine effiziente Ressourcenplanung geachtet werden. Dabei können hier auch Unterlagen aus dem Angebot verarbeitet werden.

Desweiteren sollten Arbeitspakete sowie Meilensteine, die zu erreichen sind, detailliert unter Berücksichtigung der Gesamtkosten zusammengestellt werden.

Die einzelnen Teilprojekte sollte aufeinander abgestimmt werden. Desweiteren sollte der Projektplan mit dem Auftraggeber vor Veröffentlichung abgestimmt sein.

Wichtig ist auch beim gesamten Projektablauf eine Flexibilität. Wenn ein Termin verschoben werden sollte (Einbau von Zeitpuffern), darf der Gesamtplan nicht durcheinander kommen.

Projektmanagement Tipp 2 Ein Projekt kann ohne Team nicht umgesetzt werden

Bereits bei der Zusammenstellung des Angebots sollte das Team zusammengestellt werden. Dabei sind das erforderlich Know-how und ausreichende Kapazitäten mit zu berücksichtigen.

Wichtig ist auch die Motivation der Teammitglieder über die gesamte Dauer des Projektes hinweg. Hierzu leistet eine offene Information und Kommunikation. einen bedeutenden Beitrag.

Projektmanagement Tipp 3 – Kommunikation steht über allem

Neben der Kommunikation im Team ist auch die regelmäßige Kontaktaufnahme zum Auftraggeber, um ihn über den aktuellen Projektstand offen und ehrlich zu informieren, sehr wichtig. Hierzu sollten dann regelmäßige Zwischen- und Abstimmungstermine vereinbart werden.

Projektmanagement Tipp 4 – was wäre, wenn das Projekt schief läuft

In Seminaren und Vorträgen wird eine solche Vorgehensweise auch als Kopfstandmethode bezeichnet. Hier wird durchgespielt, was wäre, wenn das Projekt völlig schief laufen würde. Solche negative Vorstellungen sorgen für das Verständnis und es können dadurch logische Schlussfolgerungen gezogen werden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, dass es nicht dazu kommt.

Projektmanagement Tipp 5 – Projekt nicht kleinreden

Auch kleinere Projekte benötigen eine Planung. Ansonsten geht das Projekt zwischen anderen Punkten unter. Auch bei kleineren Projekten sollte das Team über die Wichtigkeit des Projektes informiert werden.

Projektmanagement Tipp 6 – auf der aktuellen Höhe bleiben

Der Projektmanager muss nicht alles selbst mach. Dieser muss jedoch immer im Blick haben, wer etwas macht und ob der Projektplan auch in Bezug auf Kosten neben dem Zeitplan eingehalten wird. Deshalb sind auch die regelmäßigen Meetings mit Team und Kunden wichtig.

Projektmanagement Tipp 7 – die richtigen Tools einsetzen

Damit der Projektmanager immer auf dem aktuellen Stand ist, benötigt er die entsprechenden Tools. Dadurch kann man Zeit einsparen und Zeit ist Geld.

Projektmanagement Tipp 8 – Verantwortung übernehmen

Ein Projekt ohne Schwierigkeiten auch bei einer optimalen Planung gibt es nicht. Der Projektmanager muss die Verantwortung für das Projekt haben und dazu auch in den schwierigen Situationen stehen.

Projektmanagement Tipp 9 – Einbeziehung des Qualitätsmanagements

Ohne ein ausführliches Testing, Korrekturlesen oder eine allgemeine Projektbezogene Prüfung (also Qualitätsmanagement) darf kein Projektstand nicht an den Kunden übergeben werden.

Projektmanagement Tipp 10 – Durchführung von Dokumentationen , Controlling und Learnings

Grundsätzlich sollte schriftlich festgehalten werden, welche Dinge beim Projekt gut liefern und wo es Probleme gibt. Immer sollte ein Controlling vorhanden sein. Mehr Informationen zum Thema IPMA Zertifizierung